Существует очень мало операторов центров развлекательных автоматов, которые обладают системой контроля наличности «замкнутого цикла». Размещения, которые предположительно работают под строгим контролем, это обычно те размещения, которые обнаружили, что 15 – 25% прибыли от автоматов ускользают от них. “Это невозможно!” – могут сказать владельцы. “Мои менеджеры невероятно честны! Они бы знали, если бы что-либо было не в порядке!”

Больше полезной информации от Френка Сенински читайте на его блоге также рекомендую подписаться и скачать 10 самых полезных статей Френка.

Кликай здесь, чтобы получить больше информации на моем канале в Телеграмм

Такая первая реакция – обычна. Моя фирма регулярно выполняет так называемые «проверки результатов деятельности» для многих семейных развлекательных центров и LBE (основанных на местоположении развлекательных центров) по всей стране. Мы с удивлением обнаруживали, что уровень процедур контроля над купюрами и монетами на местах может быть оценен в диапазоне от «ниже среднего» до «неудовлетворительного». Во многих случаях, чем выше торговый оборот, тем меньше владельцы знают о том, что происходит на самом деле. Многие клиенты выявили, что использование жетонов это хороший способ искоренить непорядок. К сожалению, одного только использования жетонов недостаточно, чтобы побороть настоящую проблему, так как и члены персонала и посетители учатся, как легко провести слабую систему. Кража прибыли простирается глубже, чем просто акт физического изъятия средств. Фактически, это делается таким множеством хитроумных способов, которые ни о чем не подозревающий владелец размещения или менеджер никогда не обнаружит без помощи проверенной системы контроля над этим. Ищите следующее:

1.   Отсутствие системы учета жетонов замкнутого цикла.

Слабая система учета жетонов – это приглашение для беспринципных сотрудников и посетителей стать «предпринимателями». С жетонами всегда следует обращаться, соблюдая такой же уровень внимания, как при обращении с наличными. Мы регулярно обнаруживаем коробки с жетонами, которые открыты для обозрения посетителям и / или сотрудникам. Полные карманы жетонов, уносимые из размещения ежедневно всего лишь одним сотрудником, могут легко привести к цифре потерь в 15 000 жетонов в год! Многие владельцы уже привыкли к подсчетам украденных жетонов и смотрят на это как на правду жизни. Однако, факты заключаются в том, что количество украденных жетонов должно отслеживаться на еженедельной основе, и его легко поддерживать минимальным.

Быстрый поиск в Интернете обнаружит целый «черный рынок» использованных жетонов, любого размера, в любых количествах, и принадлежащих практически любому размещению. Фактически, некоторые развлекательные центры поражены настолько сильно, что Интернет-продавцы предлагают их жетоны в наборах по 3 000 и более!

Большинство продается по цене от 5 центов до 15 центов за единицу. Посетители, которые приобретают жетоны у внешних источников, никогда не посещают ваших автоматов по продаже жетонов и таким образом, используют ваше оборудование, ничего не платя вам. Во многих случаях они обменивают свои выигранные билетики на призы! Затем цикл повторяется. Жетоны перекачиваются сотрудниками в свой карман, только для того, чтобы быть обменянными или проданными на черном рынке «брокерами» жетонов. Некоторые из ваших «партнеров», о которых вы не знаете, нагло продают жетоны непосредственно вашим клиентам на парковке вашего центра, или по отдельности, в школе. Хорошая система контроля и учета жетонов выявит эти схемы прихода / ухода жетонов.

2.   Неполная сверка данных автоматов по продаже жетонов.

Многие владельцы и менеджеры размещений чувствуют себя в безопасности, сравнивая цифры счетчика автомата по продаже жетонов с наличностью, находящейся в этом автомате по продаже жетонов. Мы вновь изумляемся, когда замечаем процедуры, при помощи которых жетоны просто сбрасываются в воронки загрузки жетонов без их подсчета, и оставшиеся в воронках жетоны не подсчитываются во время изъятия жетонов из развлекательных автоматов. Невыполнение полной еженедельной сверки данных автоматов по продаже жетонов открывает сотрудникам возможности для краж.

Каждую неделю, в каждый автомат по продаже жетонов должно быть загружено исходное количество жетонов. Каждый раз, когда жетоны добавляются к этому количеству, или отнимаются от него, эта информация должна записываться. В конце недели оставшиеся в воронках жетоны должны подсчитываться. Затем это количество жетонов необходимо сопоставить, вычтя количество выданных жетонов из окончательных данных об исходном количестве жетонов и сверив его с суммой наличности, собранной за жетоны (в этом помогут данные счетчиков за исключением любых тестовых жетонов).

3.   Уязвимые процедуры сборов. 

Хаотичное проведение изъятий и нехватка подходящей системы “сдерживания и противовесов” предлагает множество соблазнов даже самым честным сотрудникам. Уже работающие сотрудники обучают новых членов персонала тому, как происходит процесс «перекачки», и внезапно оказывается, что многие наложили свои руки на кассу. Но что если вы записываете показания счетчиков, подсчитываете жетоны для каждого автомата, и старательно отслеживаете расхождения в данных наличности и показаний счетчиков? Вы уверены в том, что вы охватили всѐ и защищены от краж? Не всегда. Ищите картонные вставки, помещенные поверх слотов на корпусах ящиков для наличности, заклеенные слоты вбрасывания жетонов ваших ящиков для наличности и / или отсоединенные счетчики жетонов.

В одном из размещений наших клиентов сотрудник установил разъемы быстрого отключения на одном из двух проводов нескольких механических счетчиков жетонов на автоматах, приносящих большой доход. В середине недели, определенные члены персонала отключали счетчики и заклеивали слоты вбрасывания жетонов ящиков для наличности, что приводило к тому, что жетоны оставались вверху ящика. На следующий день этот же член персонала подсоединял обратно провода счетчиков и вытаскивал засор из жетонов, которые попадали на верхнюю часть ящика для наличности, оставаясь никем не замеченным. Затем у него было полных два дня для продажи этих жетонов вне размещения по такой цене как пять на доллар. Те жетоны, которые ему не удавалось продать, он и его друзья помещали обратно в автоматы до наступления момента изъятия жетонов, таким образом, чтобы число изъятых жетонов соответствовало числу помещенных в систему.

Мы настоятельно рекомендуем ежедневно проводить выборочные проверки «начинки» автоматов, время от времени сокращая период между изъятиями жетонов, и в это же время, меняя рабочие дни тех, кто имеет доступ к дверцам жетоноприемников автоматов. Уделяйте особое внимание тем клиентам, которые непосредственно перед днем проведения изъятия жетонов, кажется, быстро тратят много денег, играя на автоматах, на которых они не очень хорошо умеют играть. Мы так же рекомендуем подсылать детей «под прикрытием» (предпочтительно, родственников из другого города), чтобы посмотреть, что они смогут узнать о привычках ваших сотрудников.

4.   Недостаточный контроль за жетонами для празднований / групп / рекламных кампаний.

Большинство размещений очень стараются хорошо упаковать жетоны для празднований и рекламных кампаний перед их фактическим использованием, чтобы в значительной степени минимизировать неудобства посетителей и улучшить эффективность. Множество раз соответствующее количество упаковок жетонов для празднований откладываются для празднований, заказанных на следующую неделю. К сожалению, некоторые празднования оказываются отменены или фактически прибывает меньше гостей, чем было запланировано, что приводит к появлению излишка упакованных жетонов, предназначенных для определенных событий. Некоторые «хозяева» и «хозяйки» празднований просто распространяют все выделенные на празднование жетоны между посетителями, вместо того, чтобы вернуть “неполученные” жетоны в систему управления инвентарными запасами. Таким образом, клиенты, заказавшие празднование, играют большее количество раз, чем это предоставляется приобретенным ими набором, что приводит к меньшим продажам через автомат по продаже жетонов. Неожиданно, цель супер-экономных наборов празднования, по генерированию дополнительных трат денег для каждого посетителя празднования теряется. Таким же дезорганизующим фактором является то, что каждый родитель / ребенок, который посетил празднование, теперь ожидает таких же “поощрительных жетонов”, когда они приходят снова, чтобы провести свое празднование. С другой стороны, некоторые «хозяева» и «хозяйки» празднований могут решить сохранить неиспользованные жетоны для своего личного пользования или для продажи на стороне. В любом случае в результате получается совсем не то, что вы имели в виду.

Предоставление слишком многих жетонов для празднований / групп без гарантии того, что все жетоны будут использованы для игр, может так же выбить систему учета жетонов из равновесия. Сотрудники, принимающие заказы на групповые посещения и празднования, зачастую видят преимущество в увеличении количества жетонов, чтобы легче было «заключить сделку», не понимая полностью реальной стоимости этого для размещения. Каждый жетон, выданный для группового посещения или празднования, который попадает в редемпшн-автомат или кран-машину, имеет соответствующую стоимость, измеряемую в призах. Задача менеджмента – гарантировать, что у каждого человека есть достаточно времени, для того, чтобы в действительности использовать свои жетоны. «Хозяйки» празднований могут привести участников своего празднования в зону автоматов и удостовериться, что дети взялись за использование своих жетонов. Можно назначить организованные турниры и соревнования на автоматах, чтобы облегчить выполнение этой задачи. Конечным результатом будет снижение количества унесенных жетонов, что поможет сделать процедуру контроля легче осуществимой.

5.   Неэффективная система управления ключами.

Здесь применима старая поговорка: «Замки придуманы для того, чтобы честные люди такими и оставались». К сожалению, неправильно используемая система замков предоставит ложный уровень комфорта для менеджмента, и приведет к тому, что даже лучшая защита менеджера будет ослаблена. Множество раз мы наблюдали ключи от дверцы ящика наличности и автомата по продаже жетонов на крючке в зоне доступа сотрудников или же на виду в офисе менеджера. Если в автомате по продаже жетонов не соблюдается баланс приходов и расходов, или же ящик для наличности был обнаружен пустым без признаков насильственного взлома, на кого вы обратите свой взгляд в поисках объяснений? Пропавшие ключи тоже попали в руки “предполагаемых” посетителей, которые тащили из ящиков для наличности и воронок автоматов по продаже жетонов на протяжении длительного периода, не будучи пойманными. По существу, верным подходом будет регулярно менять замки и ключи-коды. Один из привлекательных в этом плане методов – приобретение замков с возможностью смены кодов, которые легко могут быть изменены без затрат и с небольшим применением рабочей силы. Если случится нарушение политики контроля над ключами (потеря или кража ключей), замки развлекательных автоматов, автомата по продаже жетонов и замки складских помещений должны быть немедленно заменены. Будьте подготовлены к такому событию, имея дополнительные замки вне места эксплуатации или договорившись о такой услуге с вашим дистрибьютором развлекательных автоматов или запчастей.

Во время последней проверки результатов деятельности, мы обнаружили, что один из техников, обслуживающих развлекательные автоматы, имел на своем кольце с ключами ключ смены кода мастер-ключа. Он сказал, что это экономит для него время, если он сталкивается с замком, ключа подходящего к которому у него нет. Дальнейшее разоблачение раскрыло, что для этого ключа может быть легко изготовлен дубликат. Мы рекомендуем, чтобы мастер-ключи и ключи от автомата по продаже жетонов выдавались и возвращались под роспись и использовались только тогда, когда в них есть необходимость. Никому не должно быть позволено выносить эти ключи за пределы размещения.

6.   Не соблюдение принципа двойного управления при изъятии жетонов. 

Все мы знакомы с принципами двойного управления. Банки используют эту концепцию в качестве меры предосторожности при хранении и изъятии валюты из своих хранилищ при помощи использования не одного, а двух человек для регистрации транзакции должным образом. При помощи этого возможность нарушения может быть заметно снижена. Такая же процедура применима к изъятию жетонов из развлекательных автоматов и автоматов по продаже жетонов.

Должным образом разработанная система будет включать минимум двух человек, которые физически будут извлекать и записывать доходы из ящиков для наличности от развлекательных автоматов, а так же купюры и монеты из автомата по продаже жетонов. Другой мерой предосторожности будет периодическая смена людей, выполняющих эту задачу и проверка любых несоответствий.

Изъятие жетонов из развлекательных автоматов должно проводиться, по крайней мере, раз в семь дней, иногда более часто в центрах, которые страдают от многочисленных инцидентов вандализма или краж. Результаты каждого развлекательного автомата должны записываться отдельно, включая количество физически извлеченной наличности и / или жетонов, данные счетчиков жетонов и данные счетчиков билетиков. В это же время необходимо подвести баланс между приходом и расходом для каждого автомата по продаже жетонов, то же касается и любых продаж жетонов, выполняемых кассиром, включая использование скидок и жетонов для празднований / групповых посещений и рекламных кампаний. Количество жетонов, собранное из развлекательных автоматов должно сравниваться с жетонами, проданными всеми источниками, и всеми жетонами, внесенными в систему (возвраты и обмены), чтобы определить любой уровень отклонения. При сравнении результатов от недели к неделе, вероятно, разовьется модель, делающая заметной принесенные или унесенные жетоны.

Состояние унесенных жетонов возникает, когда из развлекательных автоматов извлечено меньше жетонов, чем фактически было распространено при помощи продаж и вливаний жетонов в систему. И в противоположность этому, состояние принесенных жетонов существует, когда среднее количество извлеченных из развлекательных автоматов жетонв постоянно превышает фактическое количество проданных и добавленных в систему жетонов, за определенный оценочный период. Небольшой процент (1/2 процента – 1 процент) унесенных жетонов является нормой. Состояние принесенных жетонов не следует воспринимать легко. Мы предпочитаем использовать шестинедельный оценочный период, чтобы адекватно отобразить любые повышения и снижения, вызванные обычными привычками клиентов. Сравнивая эти результаты с любыми изменениями в запасе жетонов, менеджмент может быть немедленно предостережен о “дыре” в системе. Не так давно, один из наших национальных сетевых клиентов поймал сотрудника, продающего жетоны в развлекательной зоне с большой скидкой. Ничего не подозревающие клиенты, ожидающие прибыли от скидок, превратились в работников службы контроля размещения. Неплохо! К счастью, программа учета предостерегла менеджмент о развивающейся “дыре”. Как только вы узнаете о ее существовании, крайне необходимо определить источник и немедленно устранить ее.

7.   Инородные жетоны в системе жетонов.

Инородные жетоны представляют собой прямую потерю потенциальной прибыли. Большие объемы инородных жетонов в системе указывают на необходимость в более уникальном размере жетона. Обозрение конкурентов в районе быстро определит размеры, которые находятся в обращении, и позволит менеджменту принять решение, основывающееся на реальном положении дел, относительно выбора размера. Извлеките любые инородные жетоны из сборов и храните их в надежном месте, пока не появится возможность распорядиться ими должным образом. Эти жетоны могут быть проданы обратно законным владельцам или обменяны у них по предопределенному соотношению. Избегайте пополнения ваших запасов этими жетонами, так как это негативно повлияет на уникальный образ размещения, и посетители могут решить посетить размещение конкурентов для использования оставшихся жетонов.

Условия, описанные выше, представляют лишь немногие из областей, которые негативно влияют на прибыли развлекательных автоматов. Как это ни прискорбно, многие владельцы размещений обнаруживают нарушения в системе через значительный промежуток времени после их начала, и тысячи долларов оказываются потерянными для них. Существуют меры предосторожности против краж жетонов. Если вы теряете 15 – 20 процентов прибыли от ваших развлекательных автоматов, не хотели бы вы об этом узнать? Никогда не будет времени, лучше, чем сейчас для обзора систем оперирования вашего размещения.

Больше полезной информации от Френка Сенински читайте на его блоге также рекомендую подписаться и скачать 10 самых полезных статей Френка.

Чтобы избежать возникновения замешательств у вашего персонала и ваших посетителей, наймите квалифицированного профессионала для выполнения оценки этих систем и внедрения структурированных, подтвержденных временем методов управления. Как только это будет сделано, настоящие результаты деятельности размещения станут ясны, таким образом, позволяя безошибочно оценить инвестиции в оборудование, планировки, и рекламные программы, без получения обманчивых или неполных результатов. В эту эпоху развлекательных автоматов с высокой стоимостью и дорогостоящей недвижимостью, максимизация прибыли это одна задача, а ее сохранение – следующая. Усиление контроля сегодня обеспечивает улучшение работы завтра.

Авторы: Фрэнк Сенински и Джерри Мерола

P.S. Недавно мы выявили в одном из развлекательных центров попытку хищения на $800. Если вас интересуют методы выявления мошенничества, напишите об этом в комментарии к данной статье и мы организуем вебинар на эту тему.

Подпишись сейчас и получи остальные 29 эпизодов этого тренинга